當你知道待會兒得用英文打電話給客戶，要多久的時間才能下定決心開始撥號呢？或是當你不巧接起電話，另一端傳來英文的時候，會先震驚多久才能開始接話呢？別擔心，職場上需要用到電話溝通的時候不少，但不論是撥出或接收的人，基於禮貌，對話內容會有一定的階段和禮節可以遵循，今天我們就分別以撥出和接起電話的角度，分三個階段，依序提供大家一些例子，可以做為你的電話英語急救包！
Step 1: Greeting and Introducing yourself 問候+表明身分
不管怎麼樣打招呼是第一步，之後就是讓對方知道自己目前在跟誰說話。
【Making the phone call---撥出電話的一方】
Good morning / afternoon / evening. This is your name at company name / from department name .
早安/午安/晚安，我是OO公司/OO部門的XXX。
【Taking the phone call---接起電話的一方】
company name , this is your name . How may I help you?
OO公司，我是XXX，有甚麼可以為您服務的呢？
department name , your name speaking.
OO部門，我是XXX。
若對方沒有說明自己的身分，你可以接著問---
May I ask who's calling?
請問您是哪位呢？
May I have your name please?
請問您的大名是…？
Step 2: Expressing your purposes of calling and how to answer accordingly 表明來電的目的以及如何回應
打電話的目的內容可能有千百種可能性，不過商業的場合，總有些較常使用到的情境，這裡大致整理了幾個：
Calling for a specific person 想打給某個特定的人---
【Making the phone call---撥出電話的一方】
Could I speak to the person's name ?
我能和XXX談話嗎？
I would like to speak to the person's name , please.
我想和XXX談話，謝謝。
【Taking the phone call---接起電話的一方】
Let me see if she / he is available.
讓我確認一下她/他是否能接電話。
Sure, one moment / hold on a second, please.
好的，請稍等。
Sure, I'll put you through.
好的，我幫你轉接過去。
When the person you call for is unavailable 想找的人無法接聽電話---
【Making the phone call---撥出電話的一方】
Could you ask her / him to call me back, please?
可以請你轉告她/他回電給我好嗎？
All right, I'll call back later.
好的，沒有關係，我晚點再打。
Can I leave a message for her / him?
我可以留言給她/他嗎？
【Taking the phone call---接起電話的一方】
I'm afraid she / he is not available at the moment.
恐怕她/他現在無法接聽電話。
I'm sorry. She / he is not in (the office) right now.
不好意思，她/他目前不在(辦公室)。
Would you like to leave a message?
你想要留言給她/他嗎？
Can I take a message?
需要我幫你留言嗎？
Expressing your request directly 直接表達你的要求---
【Making the phone call---撥出電話的一方】
I would like to V. .
我想要…。
I'm calling about / because ….
我打來是關於/因為…。
【Taking the phone call---接起電話的一方】
Do you mind holding while I check on that?
讓我確認一下，你介意稍待一會兒嗎？(保留通話)
Sure, can I put you on hold for a minute?
好的，請您稍待一會兒好嗎？(保留通話)
Step 3: Ending the call 結束通話
雙方達到共識或滿足對方的要求後，要結束通話時較禮貌的說法有：
【Making the phone call---撥出電話的一方】
Thanks for your help. Have a good day. Goodbye!
謝謝你的協助，祝你有個美好的一天，再見！
【Taking the phone call---接起電話的一方】
Is there anything else I can do for you?
有其他我可以為您服務的嗎？
Okay, thank you for calling. Have a great day!
好的，謝謝您的來電，祝你有個美好的一天！
看完上述整理出來的商務電話萬用句型以後，其實不難發現，這些句子裡並沒有太多複雜的文法或是艱深的單字。大多數電話溝通困難的原因，總結來說並不是英文本身，而是過程中較難有空間將重點記錄下來或是有太多反應的時間，導致電話這頭的你備感侷促。所以別擔心，其實只要事前先熟悉這些常用的固定句型，你絕對有足夠的餘裕可以好好應對任何來電哦！
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