怎麼寫英文會議記錄？格式、用語、以及實用建議

✔ 會議記錄&紀錄者

會議紀錄Meeting Minutes / Minutes

撰寫會議記錄take/keep Meeting Minutes

會議記錄者 Minute Taker

✔ 會議日期與時間Date and Time

✔ 會議類型Meeting Type

通常會議的類型會在會議名稱時就提到，主要是提醒與會者本次會議的主要功能、以及提供閱讀會議紀錄的人對會議的重點有最初步的認知，常見的像是：

例行會議---日會Daily Meeting/Morning Briefing
周會Weekly Meeting / Weekly Review
年度會議Annual Meeting / Year-End Meeting等。

功能型會議---專案會議Project Meeting
策略會議Strategy Meeting
部門會議Department Meeting / Internal Meeting等。

✔ 實體會議地點或線上平台Location/Platform

通常實體會議會在會議室舉行，像是meeting room或conference room；線上平台則是像Zoom或Teams，再附上會議ID即可。

✔ 主持人或組織者的名字Meeting Organizer

✔ 與會者Participants

出席人員Attendees
未能出席的成員Apologies/Absentees

議程也就是會議的主軸，想是主要需要討論的問題、需要布達的事項或分工的項目，又或者是進度的報告或執行的狀況，因此可以針對各項議程所應對的內容做逐項的紀錄和整理。

✔ 討論內容 Discussion Points

討論就代表著數個議題需要大家集思廣益，如果會議中有待討論或值得留意的重點，就可以扼要地記錄下來，因此有可能包含幾個要素：

Key Topics Discussed 每個議題的摘要或詳細內容。
Comments and Inputs 成員的意見和建議。
Challenges or Issues Raised 提出的問題或挑戰。

✔ 決策與行動項目 Decisions and Action Items

會議最主要的功能就是取得團隊的共識和共同執行的方向，因此將問題提出來討論、集思廣益後達成共識，接下來要共同完成的目標和各項任務的執行方式及其分配，就是紀錄中不可遺漏的重點內容：

Decisions Made 會議中達成的決策。
Assigned Tasks 明確分配的任務（包括負責人和完成期限）。
Deadlines 明確的行動項目截止日期。

會議進行中所臨時提出的議案或建議，通常是沒有包含在事先規劃好的議程中的。有些是針對原本在討論的議題所提出的緊急事項、有些則是突發狀況或未能在會議前預測的問題，需要額外提出來做討論的項目。

✔ Highlights: 會議中的主要成果和結論

由於會議的流程有時是很繁雜甚至分工很細瑣，因此有經驗的會議主持人通常會於會議的最後，將本次會議的主題和結論做一個總結，以提醒、同時確認與會的大家，會後將是在同一個基準上開始分頭進行，紀錄則是作為一個紙本的證明，並讓未能參與會議的人，可以透過記錄很明確的收到同樣的訊息。

✔ Follow-up Plan: 下次會議的計劃或需進一步討論的議題

如果當下有些議題是未能妥善得到解決方案、或是需要視進度再做調整的，這時就會需要在當次會議時，就將下次開會的資訊確定下來：

• Date and Time 預定的下次會議時間。
• Location/Platform 下次會議的地點或平台。

• Discuss討論
• Review回顧、檢討
• Explore探討

i.e. Discuss new marketing campaigns for the upcoming weekend sale.
例：討論即將到來的週末促銷活動的行銷計畫。

i.e. Review pending customer orders and delivery schedules.
例：檢討未完成的客戶訂單與交貨進度。

• Propose提議
• Recommend建議
• Suggest建議
• Request請求

i.e. The operations team recommended partnering with a new catering service to expand menu options for clients.
例：營運團隊建議與一家新的餐飲服務商合作，以拓展客戶的菜單選擇。

• Decide決定
• Approve批准
• Agree同意
• Reject否決
• Reach consensus on…達成共識

i.e. The team decided to extend the weekend sale by two additional days to boost sales.
例：團隊決定將週末促銷活動延長兩天，以提升銷售業績。

i.e. All participants agreed to implement the new customer follow-up process starting next week.
例：所有與會者一致同意從下週開始實施新的客戶跟進流程。

• Assign指派
• Allocate分配
• Appoint任命、指派
• Prioritize優先處理
• Postpone延後

i.e. Assign responsibility for follow-up on overdue deliveries.
例：指派責任人跟進逾期交貨事宜。

會議記錄是連接會議決策與實際執行的重要橋樑，好的會議紀錄能為與會者和未參與者提供清晰的參考資料；可以做為日後檢視決策依據和追蹤工作進度的重要文件。因此紀錄者一定要會抓重點以外，再利用系統性的條列整理，才能發揮會議紀錄的功能。

過度詳細、內容冗長----(X)

i.e. The marketing team suggested creating a targeted social media campaign to highlight the benefits of the company's destination wedding packages. They believe this will attract more clients interested in unique wedding experiences abroad.
例：行銷團隊建議可以製作針對社群媒體的活動，著重宣傳公司海外婚禮包套的優勢。他們認為這樣能吸引更多有意在國外舉行婚禮的客戶。

簡單扼要---(O)

i.e. The marketing team proposed a social media campaign to promote destination wedding packages.
例：行銷團隊提議推出社群媒體活動以推廣海外婚禮包套。

在某些狀況下，會議記錄是可以作為一項證明文件，證明某些決策或討論已經獲得與會者的同意的，因此使用統一、標準化的格式，可以增加日後查找資料的效率，避免遺漏或是誤解。