英文書信的格式是什麼？學會寫英文信件為什麼很重要？你知道如何藉由英文書信展現出優異的外語溝通能力嗎？本篇文章將從信件主旨、開頭問候、內容到結尾，為你詳細說明英文書信寫法，並附上英文書信範例供你參考！
一、英文書信怎麼寫？教你一次學會商用英文信件寫法！
我們在學生時期都曾學過英文作文的寫作方法，卻不見得清楚商用英文書信格式怎麼寫。一封訴求清楚明確的英文書信，無論是用在申請海外學校的自我推薦函、海外求職信，還是對海外客戶與外商公司的往來都很重要，它不僅代表著你的外語程度，更是溝通能力的體現方式之一。
一封標準的英文書信格式，其架構原則上都應包含 4 個重點：
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信件主旨（Subject）
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開頭稱謂／開頭問候（Salutation／Greeting）
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信件主內容（Content）
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信件結尾與署名（Closing & Signature）
接下來，一起來看看這 4 大重點要怎麼寫吧！
（一）英文信件主旨（Subject）
英文信件主旨是收信者最先看到的內容，因此務必要讓對方一眼就能知道這封信件的最主要目的是什麼。有些人容易誤把信件主旨當成內文在寫，這是非常出局的寫法！
好的英文信件主旨必掌握的 4 大寫法／規則有：
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避免與信件內容不相關的主旨
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用字越精簡越好
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以一句話概括來信目的，通常慣寫為「名詞形式」
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開頭仍需要大寫
舉例而言，"I want to ask about⋯" 就稍嫌冗長，不妨選擇這樣寫：
● "A question about⋯"：「關於 ××× 的問題⋯⋯」
● "Request for a⋯／Requesting X about⋯"：「一個 ××× 的請求」
● "An event about⋯on July 8."：「關於 7 月 8 日的 ××× 活動⋯⋯」
（二）英文書信開頭問候（Salutation／Greeting）
英文寫信開頭包含英文書信的開頭問候與收信者的稱謂。依照收信對象的親疏遠近與寄信目的的不同，英文書信開頭問候的寫法也會因此有區隔。正式、商業用途的英文信件在這部分需要特別注意，不能太過隨意，以免拉近關係不成，反而顯得唐突又失禮。
📌常見開頭問候語
● "Dear⋯,"：「致⋯⋯」
這裡的 Dear 並非是我們字面上理解的「親愛的」之意，而是「致某某⋯⋯」，是既能表達親切又不失禮貌的正式問候語！適用於長官、客戶、長輩等英文書信溝通情境。
● "Hi⋯,"：「嗨，⋯⋯」
● "Hello⋯,"：「哈囉，⋯⋯」
Hi 與 Hello 適用於同儕、平輩、朋友等較熟悉、親切的對象，是較為日常、輕鬆的英文書信溝通問候，對於商業往來對象來說，這個問候語氣可能略顯不正式，在使用上要多注意。
● "Good morning／afternoon⋯,"：「早安／午安，⋯⋯」
用早、晚問候來表示親切，是可以當作問候語的，但也不是很正式的用法，同樣適用於輩分相近、較熟悉的對象。
📌常見稱謂
常見稱謂的注意事項：
● Miss 不是縮寫，後面不需要加上縮寫點。
● Sir 與 Madam 現在已經很少使用，此 2 種稱謂給人太過僵化的感覺。
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稱謂
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使用對象
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範例
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Mr. ( Mister )
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男性
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Hello Mr. Ken, ⋯
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Ms.
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女性（統稱）
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Hello Ms. Barbie, ⋯
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Miss
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未婚女性
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Hi Miss Zendaya, ⋯
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Mrs. ( Mistress )
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已婚女性
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Hi Mrs. Catherine Blanchett, ⋯
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Dr.
Prof.
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醫生／博士
教授
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Dear Dr. Chen, ⋯
Dear Prof. Jully, ⋯
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Sir
Madam
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先生（敬稱）
女士（敬稱）
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Dear Sir, ⋯
Dear Madam, ⋯
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（三）英文書信內容（Content）
英文書信的正式內容通常包含 4 大部分，可依照寫信情況做彈性調整，但原則上以下 4 大內容缺一不可：
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自我介紹
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表明寫信目的／需求
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簡述來信緣由／背景
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希望對方的後續回應／規劃／行動
如果書信內容真的很長，建議可以適度調整為列點或標號的方式書寫，或以粗體字及顏色標示來提醒信件的重點處。
📌自我介紹
自我介紹除了提到姓名之外，可以簡述與收信人之間的關係是什麼。
● "My name is⋯. I am a student in your class."：「我叫做 ×××，是您課堂上的學生。」
● "I am⋯. We live in the same apartment complex."：「我是 ×××，我們住在同個社區裡。」
📌表明寫信目的／需求
表明寫信目的／需求應該使用委婉的起始句，例如使用 would like to＋原形動詞，避免直接使用帶有命令語氣的 want。
● "I would like to⋯"：「我想要⋯⋯。」（委婉表示目的的句型）
● "We are writing this email to make sure⋯"：「我們寫信來是為了跟您確認⋯⋯。」
📌簡述來信緣由／背景
來信緣由（背景）或其它有關內容，應該以篇幅簡短、好理解為撰寫方向，不宜像寫作文一樣，讓對方能夠在短時間內越快理解越好！
● "I would like to⋯, because⋯"：「我想要⋯⋯，是因為⋯⋯。」
⚠️更完整的範例詳見本篇文章下個段落！
📌希望對方的後續回應／規劃／行動
後續規劃／行動是指此處可以總結信件內容，再次闡明並告訴收信人你希望得到對方什麼回覆和行動。
●"I would be grateful if⋯"：「如果您能⋯⋯的話，非常感激不盡。」
●"Please let us know if⋯"：「如果可以⋯⋯的話，請讓我們知道。」
●"If you have some free time, would you be able to meet me on⋯"：「如果您有時間的話，能否在⋯⋯的時候（時間）與我碰面？」
（四）英文書信結尾與署名（Closing & Signature）
一般來說，好的英文書信結尾範例應該要包含以下 2 者，才是不失禮節的作法。此外，結尾署名也可以讓對方再次確認回信時要如何稱呼你。
- 英文書信結尾用語
- 英文信件結尾署名
📌結尾用語
✅較正式：
● "Sincerely, ⋯"：「誠摯地（問候）⋯⋯。」
● "Thank you, ⋯"：「感謝您⋯⋯。」
● "Regards, ⋯"：「問候您⋯⋯。」
● "Best regards, ⋯"：「最好的問候⋯⋯。」
● "Yours truly, ⋯"：「您誠摯的⋯⋯。」
● "Respectfully yours, ⋯"：「（某人）敬上。」
✅較隨意：
● "Best, ⋯"：「祝好！」
● "Best wishes, ⋯"：「最好的祝福／一切順心！」
● "Take care, ⋯"：「保重！」
● "Peace, ⋯"：「一切安好！」
● "Warmly, ⋯"：「熱情友好地（問候）⋯⋯。」
● "Cheers, ⋯"：「祝你開心！」
📌結尾署名
重述自己在信件開頭自我介紹的姓名即可。
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二、英文書信範例：英文 Email 與紙本書信這樣寫！
（一）英文商業用 Email 範例
【信件主旨】
Inquiring about products
有關產品的諮詢
【開頭稱謂／開頭問候】
Dear Manager Daniel,
It's a great pleasure to reach out to you on behalf of my company.
致 Daniel 經理，
能夠代表我的公司與您聯繫，我感到非常榮幸。
【信件主內容】
I am Luby Liu, the marketing strategist at XXX company. I am sending you the quotation and further information about the products you are interested in. Please take a look!
If you have any questions, or if you need any further assistance from us, please do not hesitate to contact me. My phone number is: **********!
我是 ××× 公司的行銷策略專員，今天給您發送了您感興趣的產品報價和其相關介紹，再請您查收！
如果您有任何疑問，或者需要我們進一步協助，請隨時與我聯繫。我的電話號碼是：**********！
【信件結尾與署名】
Sincerely,
Luby Liu
誠摯地問候，
Luby Liu
（二）英文日常用 Email 範例
【信件主旨】
Class reunion in April
四月份的同學會
【開頭稱謂／開頭問候】
Hi Lucy,
嗨，Lucy！
【信件主內容】
I'm Luby Liu, one of your classmates from the fifth grade in elementary school. We were often in the same group in biology classes. Do you still remember me?
I'm writing to ask if you're interested in attending our class reunion.
We would like to organize the reunion because we heard that our old elementary school building is going to be demolished. Many of us who heard this news felt sentimental about it, so we would like to take a stroll around the school area before it's demolished and have a meal together.
We're planning to hold the event in April. If you're willing to attend, please reply by Friday and let me know which weekends in April you are available.
我是 Luby Liu，你小學五年級的同學，以前在生物課上我們經常被分在一組。你還記得我嗎？
我寫信來是想問你：你有沒有興趣參加我們的同學會呢？
我們決定舉辦這次聚會的原因，是因為聽說舊的小學校舍將要被拆除了。許多聽到這個消息的同學都覺得百感交集，所以我們決定在校舍被拆除之前，回到校園一帶散散步，並一起聚個餐。
我們計劃在四月舉行這個活動。如果你有意願參加，請在星期五之前回覆我，讓我知道你四月份的哪些週末是有空的。
【信件結尾與署名】
Best regards,
Luby Liu
最好的問候／祝福，
Luby Liu
（三）商用英文書信範例補充：紙本書信怎麼寫？
📌紙本書信架構
英文紙本書信的內容與 Email 寫法大致一樣，只要掌握以下 3 個部分，就可以寫出一封內容完整的書信：
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開頭稱謂／開頭問候（Salutation／Greeting）
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信件主內容（Content）
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信件結尾與署名（Closing & Signature）
📌紙本信封封面
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書信封面位址
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內容
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信封左上角
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寄件人姓名
寄件人地址
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信封右上角
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郵票
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信封正中央
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