商用英文書信，常見的三種狀況email格式

Reason for writing 開門見山直接表明來意：

若你正要下筆的這封email是有個明確的要求或目的，不如就直說了吧～

1. I'm writing to you about ….
　我寫這封信給你是關於…。

2. I'm writing to inform / tell you that ….
　我寫這封信是要通知 / 告訴你…。

3. I'm writing to you because ….
　我寫這封信給你是因為…。

4. With reference to …, I would like to let you know that ….
　有鑒於…，我想讓你知道…。

5. Regarding to …，I'm writing to enquire / to confirm / to check that ….
　關於…，我寫這封信是要要求 / 確認 / 確定關於…。

6. As we discussed, I'm writing to follow up on ….
　如同我們之前討論過的，我寫這封信是要追蹤…。

常用的目的片語有：

make a reservation
預定

apply for the position of / the opportunity to …
申請…的職位 / …的機會

ask for further information about …
要求關於…進一步的資訊

Example:

As we just discussed on the phone, I'm writing to ask for further information about the project. When do you think …?
如同我們剛剛在電話上討論過的，我寫這封信是要詢問關於那個專案的進一步資訊。你認為何時…？

Make a request 無事不登三寶殿，有事要拜託對方：

1. Could you please let me know if you can …?
　可以請你讓我知道你是否可以…？

2. Could you possibly …?
　可能的話可以請你…？

3. Would you mind sending me … / Ving …?
　可以的話是否可以請你寄… / 做…？

4. I would like to know if you are available for ….
　我想知道你是否可以…。

5. I was wondering if you could … / if you would be able to ….
　我在想是否可以請你… / 你是否能…。

常用的提出要求的片語有：

provide further information about …
提供更多關於…的資訊

arrange a meeting with  人  / on  時間 
安排跟 人 的會議 / 在時間的會議

attend the meeting with  人  / on  時間 
出席跟  人  的會議 / 在  時間  的會議

Example:

I would like to know if you are available for the meeting on Monday.
我想知道你是否有空參加週一的會議。

Make a complaint 抱怨：

雖然說負面情緒沒人愛聽，但有時不吐不快，有時不把問題講出來，得不到解決也不是辦法，所以別猶豫了，就把你的不滿寫出來吧～

1. I'm writing to complain about ….
　我寫這封信是要抱怨…。

2. I'm writing to express my dissatisfaction with ….
　我寫這封信是要表達我對…的不滿。

3. I regret to say that I was not satisfied with ….
　我很遺憾的說我對…覺得不甚滿意。

常用與抱怨相關的單字有：

ask for a full refund
要求全額退費

Example:

I regret to say that I was pretty unsatisfied with the food your restaurant served yesterday. The quality was far worse than I expected, especially considering the price we paid. I'd like to ask for ….
我很遺憾的說我對你們餐廳昨天提供的食物非常不滿意。餐點的品質比我預期的還要糟糕，尤其是考量到我們所付的價錢。我要求…。

上面所整理的幾個狀況有沒有符合你的需求呢？快把筆記拿出來，下次要下筆時就不用再猶豫，萬用句型幫助你輕鬆達標！

持續關注我們的文章，一起學習更多實用好玩的英文喔！
融入生活學英文，自然而然講英文！